Export av leverantörsfakturor till Fortnox

Leverantörsfakturor kan exporteras till Fortnox och de kommer då att skapas/uppdateras i Fortnox. All information så som rader, dokument och eventuell kontering förs över till Fortnox.

Ni kan läsa mer om integrationen på Fortnox's sida här.

Inställningar

Detta är inställningar som har med export att göra och de finns i "Inställningar -> Leverantörsfakturor -> Allmänt".

• "Skapa artikel i ekonomisystemet om den saknas" (sektion: "Export till ekonomisystem") - om en artikel som finns i leverantörsfakturan i Seven Time och artikeln inte finns i Fortnox så har ni möjlighet att skapa artikeln i Fortnox.
• "Markera som attesterad i ekonomisystem" (sektion: "Attestering") - vid attest så kommer en redan exporterad leverantörsfaktura att markeras som attesterad för bokföring i ekonomisystemet. Om den inte är exporterad så kommer den att sättas till attesterad för bokföring vid exporttillfället. (Den här inställningen visas endast om ni har aktiverat att leverantörsfakturor ska attesteras i "Inställningar -> Attestering")

Export från Seven Time

Funktionen för att exportera en leverantörsfaktura från Seven Time till Fortnox finns tillgänglig när man går in på en leverantörsfaktura.

Leverantör

Vid export så kommer Seven Time att kontrollera att leverantören finns i Fortnox och om leverantören inte finns så skapas den automatiskt i Fortnox. 

Skapa eller uppdatera i Fortnox

Om leverantörsfakturan redan har blivit exporterad till Fortnox alternativt att den blev skapad i Seven Time genom en import från Fortnox så kommer leverantörsfakturan att uppdateras i Fortnox.

Notera! Om leverantörsfakturan är attesterad eller bokförd i Fortnox så går det inte att uppdatera den genom att göra en export från Seven Time. 

Leverantörsfakturor - kontrollera projektets status i Fortnox

För att man ska kunna attestera (eller bokföra) en leverantörsfaktura som hör till ett projekt i Fortnox så krävs:

• att det finns ett startdatum som är innan eller lika som fakturadatumet 
• att projektet är i status: "Pågår"
• om det finns ett slutdatum på projektet så måste det vara efter eller lika som fakturadatumet 

Det finns därför en kontroll av projektet i Fortnox och om det är så att det kommer att bli problem pga någon av begränsningarna så ger vi möjligheten att direkt kunna ändra projektet i Fortnox.

Vanliga felmeddelanden

Notera! Samtliga felmeddelanden nedan är fel som kommer från Fortnox. 

"Leverantörsfaktura 123454321 balanserar inte"

Verifiera att Differens i konteringen är lika med 0. 

Annars så är det vanligt med problem med öresavrundningen. Finns det en öresavrundning i "huvudet" så måste det finnas en rad i konteringen för öresavrundningen också.

"Artikel får inte sättas på en genererad rad"

"Antal och pris kan inte anges på en rad som är genererad"

Den vanligaste anledningen för detta är att man har något angivet i Artikel och/eller Antal/Á-pris på en rad som Fortnox anser vara "genererad", ex för frakt, konto 5710. Se raden med konto 5710 nedan för ett exempel på hur det kan/ska se ut.

"Kunde inte hitta artikel"

"Artikeln existerar inte"

En artikel är angiven på en rad i konteringen i Seven Time och någon artikel med det artikelnumret finns inte i Fortnox. Lösningen är att ta bort artikeln i konteringen i Seven Time, skapa artikeln i Fortnox eller så kan ni överväga om inställningen: "Skapa artikel i ekonomisystemet om den saknas" ("Inställningar -> Leverantörsfakturor -> Export till ekonomisystem") ska sättas på.

"Inställningen för enkel attest är avstängd"

För att man ska kunna föra över attestering till Fortnox så måste man använda sig av "Enkel attest" i Fortnox.

"OCR-numret är inte giltigt. Justera till korrekt OCR eller lämna fältet blankt och skicka om fakturan"

Troligen så har ni samma fakturanummer som OCR-nummer. Detta är inte giltigt och lösningen är att göra precis som felmeddelandet föreslår.

"Kan inte ändra en slutbetald faktura"

Lev. fakturan är slutbetald i Fortnox så det går inte att genomföra en export.

"Kan inte ändra en makulerad faktura"

Lev. fakturan är makulerad i Fortnox så det går inte att genomföra en export.

"Endast OCR, fakturanummer samt förfallodatum kan ändras på en attesterad leverantörsfaktura"

Lev. fakturan är attesterad i Fortnox så det går inte att genomföra en export.

"Leverantören "377 " existerar inte"

Här har det smugit sig in ett blanktecken i leverantörsnumret. (Detta ska inte kunna hända för nya leverantörer men problemet kan finnas i leverantörer upplagda innan 2025-01-28) Justera leverantörsnumret i "Leverantörer" i Seven Time.

"Leverantör saknas"

Antingen så har ni missat att lägga till en leverantör i fakturan i Seven Time, eller så har leverantören inget leverantörsnummer eller så finns inte leverantören i Fortnox. Matchningen görs på leverantörsnummer. Om leverantören inte finns i Fortnox så är lösningen att exportera leverantören ("Leverantörer") eller skapa leverantören direkt i Fortnox. För att detta inte ska vara ett problem så rekommenderar vi inställningarna "Uppdatera Fortnox med nya leverantörer (realtid)" och "Uppdatera Fortnox med ändrade leverantörer (realtid)" i "Inställningar -> Integrationer -> Fortnox -> Leverantörer".

 

"Leverantören är inaktiv"

Leverantören finns i Fortnox men den är inaktiv där. Aktivera den för att kunna exportera leverantörsfakturan.

"Momsrader för momstyp REVERSE måste vara märkta med motsvarande CODE"

Verifiera att Momstyp i huvudet på lev. fakturan i Seven Time är korrekt. Om det är en "EU-faktura" så ska momstyp vara "UIF".

"Går ej att bokföra, det finns leverantörsfakturarader med värde utan bokföringskonto"

Ni har inställt "Markera som bokförd vid export" i Seven Time och då måste varje rad i konteringen som har ett värde ha ett konto. 

"Projektredovisningsperioden är inte aktiv för projekt "123456 - Vitsippan"

Ändra projektet i Fortnox så att det har status "Pågår" samt att Startdatum (och ev. Slutdatum) är inom fakturadatumet på leverantörsfakturan.

"Projekt är obligatoriskt på konto "6530""

I Fortnox, på konto 6530, så har ni satt att projekt är obligatoriskt. Ange projekt i huvudet eller på konteringsraden (på raden om ni har valt "Fördela på flera projekt")

"Projektet existerar inte"

Projektet finns inte i Fortnox. Matchningen görs på projektnummer. Lösningen är att exportera projektet ("Projekt") eller skapa projektet i Fortnox. För att detta inte ska vara ett problem så rekommenderar vi inställningarna "Uppdatera Fortnox med nya projekt (realtid)" och "Uppdatera Fortnox med ändrade projekt (realtid)" i "Inställningar -> Integrationer -> Fortnox -> Projekt".

"Angivet projekt "P12345" är ej påbörjat"

Projektet/arbetsordern som ni har på leverantörsfakturan i Seven Time har status "Ej påbörjat" i Fortnox.

"Du saknar behörighet att attestera fakturor"

Användaren som ni har använt för att upprätta integrationen med Fortnox har inte korrekta behörigheter. Justera behörigheten i Fortnox eller förnya integrationen och använd en användare med behörighet att attestera.

"Fakturan är redan attesterad"

Ni har inställt "När en leverantörsfaktura blir attesterad i Seven Time" ==> "Markera som attesterad i ekonomisystem". Det här felet får ni om fakturan redan är attesterad i Fortnox när ni attesterar fakturan i Seven Time.

"Ange minst två giltiga verifikationsrader"

Ni har inställt "När en leverantörsfaktura blir attesterad i Seven Time" ==> "Markera som attesterad i ekonomisystem". Då måste det finnas minst två rader i konteringen när ni attesterar fakturan i Seven Time.

"Fakturan måste vara attesterad"

Ni har inställt "Markera som bokförd vid export" i Seven Time och att ni ska använda attest i Fortnox. För att man ska kunna bokföra i Fortnox så måste fakturan då vara attesterad först. 

"Värdet får bara innehålla siffror (F43623)"

Det vanligaste är att fakturanumret är felaktigt. Det får endast innehålla siffror.

"Förnamn Eftername har låst perioden t.o.m. 2024-11-30. Lås upp perioden för att fortsätta"

Förnamn Efternamn har låst perioden som leverantörsfakturan ligger i.

"Kontot 2617 existerar inte"

Här har ni lagt till kontot 2617 i Seven Time men det finns inte i Fortnox.

"Kontot måste vara numeriskt och mellan ett till fyra tecken långt"

Det kan vara ett felaktigt kontonummer men mer troligt så har ni ett värde på en rad där ni har missat att ange ett konto.

"Rader har förändrats på en låst faktura"

Leverantörsfakturan finns redan i Fortnox och den är attesterad/bokförd där. Ni gör en ändring i konteringen i Seven Time och exporterar vilket då ger detta felet.

"Endast aktuell attestant får ändra på leverantörsfakturan"

Ni har troligen "Attest via attestflöde" i Fortnox och försöker att exportera leverantörsfakturan från Seven Time till Fortnox. Detta kommer inte att bli bra eftersom att integrationen mellan Seven Time och Fortnox alltid bara är en person (eller ett servicekonto).

"Det finns ingen aktiv licens för önskat scope"

Detta betyder att ni inte har alla Fortnox-licenser som behövs. Gå in i Fortnox och åtgärda. Kontakta Fortnox för att få bästa hjälpen vid oklarheter.

"Internal error"

Detta inte så vanligt förekommande men det händer och det är väl troligen ett uppsamlande fel när det inte finns någon klar orsak på ett fel. Kontakta oss på [e-mail] när det händer så kontaktar vi Fortnox för vidare undersökning.