Integration med Fortnox

Seven Time har en molnbaserad integration med Fortnox vilket innebär att ni aldrig behöver hålla på med filer för att exportera eller importera data till och från systemen.

Integrationen består av:

• Export av fakturor (från Seven Time till Fortnox)
• Export och import av kunder till/från Fortnox
• Export och import av projekt till/från Fortnox
• Export och import av leverantörsfakturor till/från Fortnox
• Import av artiklar
• Export och import av leverantörer
• Import av betalningar

Ni kan läsa mer om integrationen på Fortnox's sida här.

Aktivering

OBS! För att kunna använda integrationen så krävs att ni har "Fortnox Integration" som ni aktiverar i Fortnox och därefter kan ni upprätta integrationen i Seven Time.

I Seven Time så går ni till "Inställningar -> Integrationer -> Fortnox" och sätter "Integrera med Fortnox?" till Ja och därefter klickar ni på "Upprätta integrationen". Då öppnas ett nytt fönster med en inloggningssida för Fortnox. Ange era inloggningsuppgifter (för Fortnox) och godkänn dialogen som visas efter inloggningen, se nedan. Om man har ett byråkonto i Fortnox måste man först logga in mot byrån och därefter välja det konto som kopplingen ska läggas på. 

Notera. Ni kan välja att skapa integrationen med ett ”servicekonto” eller ett användarkonto. Ett servicekonto är inte kopplat till en riktig användare och har fler behörigheter. Detta val är lämpligt när man önskar att händelser inte ska kopplas till en specifik användare. Du måste vara systemadministratör i Fortnox för att kunna aktivera servicekonton.

När integrationen är upprättad så kan ni även testa integrationen genom att klicka på "Testa integrationen".

Fakturering

"Exportera som order till Fortnox" - Om denna är vald så kommer fakturorna i Seven Time att hamna som Order i Fortnox när de exporteras. Med denna inställning vald öppnas även möjligheten att sätta "Lagerstatus" till "Levereras" på ordern i Fortnox

"Fakturor skickas i Fortnox" - aktivera detta för att skicka fakturor i Fortnox. Om detta är aktivt så kommer man inte att kunna skicka fakturor från Seven Time och fakturanumret hämtas från Fortnox när fakturan exporteras dit.

"Betalningar hanteras i Fortnox" - aktivera detta för att hantera betalningar i Fortnox. Dvs, ni använder inte Seven Time för att pricka av när era skickade fakturor blir betalda. 

"Dela fakturanummer med Fortnox" - Aktivera detta för att säkerställa att nummerserierna i Fortnox och Seven Time stämmer överens

"Markera fakturorna som skickade i Fortnox" - Aktivera detta för att markera de exporterade fakturorna till Fortnox som skickade.

"Exportera artikelnummer för tider?" - aktivera detta för att exportera artikelnummer för tider.

"Exportera artikelnummer för artiklar?" - aktivera detta för att exportera artikelnummer för artiklar.

"Skicka med projektnummer i faktura?" - aktivera detta för att skicka med projektnummer i fakturan vid export.

"Skicka inte benämning om ett artikelnummer finns på raden" - aktivera för att inte skicka med benämning utifall det finns ett artikelnummer

"Lägg in märkningen på fakturan som egen rad" - aktivera detta för att märkningen på fakturan ska läggas in som egen rad.

"Lägg in objekt på fakturan som egen rad" - aktivera detta för att objektet på fakturan ska läggas in som egen rad.

"Exportera dokument" - markera denna om dokument som finns på fakturan ska exporteras tillsammans med fakturan.

"Exportera checklistor" - Exportera eventuella checklistor

"Bifoga fakturaspecifikationen" - markera denna om en eventuell fakturaspecifikation ska exporteras tillsammans med fakturan.

"Placering av belopp vid radbryt" - här väljer man var belopp ska placeras vid radbryt.

Kunder

"Uppdatera Fortnox med nya kunder" - aktivera detta för att uppdatera Fortnox med nya kunder när de läggs till i Seven Time.

"Uppdatera Fortnox med ändrade kunder" - aktivera detta för att uppdatera Fortnox med ändrade kunder.

"Importera/uppdatera kunder från Fortnox varje natt" - aktivera detta för att importera/uppdatera kunder från Fortnox varje natt. OBS! Om ni skapar kunder både i Seven Time och Fortnox och har samma kundnummerserie för nya kunder i de båda systemen så kan den här inställningen göra så att kunder som skapas i Seven Time "skrivs över" med kunddata från Fortnox.

"Uppdatera distributionssätt (brev, email) vid import/export" - aktivera detta för att uppdatera distributionssätt vid import/export. (Fältet "Fakturor skickas med (standard)" i Seven Time. Fältet "E-dokument -> Faktura -> Distributionssätt" i Fortnox)

Projekt

"Uppdatera Fortnox med nya projekt" - aktivera detta för att uppdatera Fortnox med nya projekt.

"Uppdatera Fortnox med ändrade projekt" - aktivera detta för att uppdatera Fortnox med ändrade projekt.

"Uppdatera datum i Fortnox" - aktivera detta för att uppdatera datum i Fortnox.

• "Skicka inte slutdatum" möjlighet att inte skicka slutdatum till ekonomisystemet vid export av projekt och/eller arbetsorder.

"Uppdatera status i Fortnox" - aktivera detta för att uppdatera status i Fortnox.

• "Skicka inte avslutade statusar" - om "Uppdatera status i Fortnox" är valt så kan man välja att INTE skicka en statusändring när status är satt till en "Avslutad" status.

Arbetsorder 

"Uppdatera Fortnox med nya arbetsordrar" - aktivera detta för att uppdatera Fortnox med nya arbetsordrar. Arbetsordern kommer skapas som ett projekt i Fortnox.

"Uppdatera Fortnox med ändrade arbetsordrar" - aktivera detta för att uppdatera Fortnox med ändrade arbetsordrar.

"Uppdatera datum i Fortnox" - aktivera detta för att uppdatera datum i Fortnox. När detta väljs så kommer ytterligare två val att visas:

• "Ta datum från projektet om sådant finns". Markera den också om ni vill att start och slutdatumen som skickas till Fortnox ska hämtas från projektet som arbetsordern eventuellt hör till.
• "Skicka inte slutdatum" möjlighet att inte skicka slutdatum till ekonomisystemet vid export av projekt och/eller arbetsorder.

"Uppdatera status i Fortnox" - aktivera detta för att uppdatera status i Fortnox.

• "Skicka inte avslutade statusar"

OBS! I Fortnox skapas projekt vid export av arbetsordrar.

Leverantörer 

För leverantörer har vi lagt till samma funktionalitet som för kunder och projekt,: "automatisk export". Aktivera detta i "Inställningar -> Integrationer -> [ER EKONOMISYSTEM]", fliken "Leverantörer" där man kan välja att nya och/eller ändrade leverantörer ska exporteras.