Steg 9 - Tider

Det finns en mängd inställningar för tidsregistreringar i Seven Time. Vi rekommenderar att du går igen dem steg för steg nedan

1.

Under “Inställningar -> Allmänt” hittar ni de allmänna reglerna för registrering av tid i systemet. Ställ gärna muspekaren över frågetecknet (andra bilden nedan) för att få en förklaring gällande de olika alternativen

2.

När du är klar med de allmänna inställningarna går du vidare till inställningar för “Tider”, dessa hittar du under “Inställningar -> Tider -> Allmänt”

Inställningarna under “Allmänt”.

“Tider”, gå igenom alternativen och ställ gärna muspekaren på frågetecknen för att få en förklaring om du undrar något.

Gällande “Grupper i tidskategorier”, när du bockar i denna checkbox kommer du få möjlighet att gruppera dina tidskategorier. När du sen väljer att lägga upp en ny tidskategori får du möjlighet att lägga den i en befintlig/eller skapa en ny grupp. Användbart då du har väldigt många tidskategorier.

Sista checkboxen, “Lägg in “Beskrivning” från…” innebär att om ibockat kommer eventuell text i tidskategorins beskrivningsruta synas i fältet “Notering” när användaren ska registrera sin tid. Kan användas för att förtydliga för dina användare vad just den tidskategorin de väljer betyder.

“Plats/GPS”, bocka i om du vill att Seven Time ska spara plats när tid registreras.

“Faktureringsunderlag”, Om du önskar skriva ut faktureringsunderlag (oftast om du inte använder vår faktureringsmodul) kan du ladda upp ditt företags logga här.

3.

Nästa steg blir att välja fliken “Tidskategorier”

“Inställningar -> Tider -> Tidskategorier”. Här hittar du två olika knappar som heter “Tidskategorier” och “Frånvarokategorier”.

Tids- och Frånvarokategorier är alltså olika typer av tid som kommer finnas valbara när användarna ska registrera tid. Exempel på tidskategori kan vara “Arbetstid” eller ”Utbildning” medan frånvarokategori kan vara t.ex. “Sjuk” eller “VAB”.

Du skapar själv de kategorier som passar just ditt företag och väljer för varje kategori hur den ska utformas. Tryck på “+Lägg till” för att skapa nya kategorier.

Tidskategorier, se bild nedan

“Namn”, Döp din kategori till ett namn.

“Artikelnummer”, lägg till artikelnummer för din kategori om så önskas, ej tvingande.

“Närvarokod”, används endast vid export till lönesystem.

“Beskrivning”, om du vill beskriva din kategori ytterligare.

“Färgkod”, om du önskar ge din kategori en särskild färg.

“Pris/Timme”, Ange det pris som ska faktureras per timme av denna kategori

“Kategori beroende på arbetstid”, Om du t.ex. önskar att en annan tidskategori ska gälla framför den valda under vissa specifika tidpunkter i veckan. T.ex. att kvällsarbete ska vara dyrare.

“Faktureringsbar”, Sätt denna till “AV” om du INTE önskar att din tidskategori ska gå att fakturera. 

“Arbetstid”, Sätt denna till “AV” om du vill att din kategori inte ska räknas som arbetstid

När du är klar kommer du hitta dina skapade kategorier i en lista, se exempelbild nedan. Denna lista kan också grupperas, se under avsnitt “2” och “Grupper i tidskategorier” längre upp på sidan

Frånvarokategorier, se bild nedan

“Namn”, Döp din kategori. Exempelvis “Semester” eller “Sjukdom”

“Frånvarokod”, Används om du vill matcha dina kategorier med ditt lönesystem.

“Grupp”, endast valbar om du valt att tillåta gruppering under “Allmänfliken”. Tillåter att du grupperar dina frånvarokategorier. Användbart om du har väldigt många kategorier.

“Beskrivning”, plats att beskriva kategorin ytterligare om behov finns.

“Färgkod”, användbart om du på ett enkelt visuellt sätt vill urskilja dina kategorier från varandra.

“Semesterkategori”, Välj “JA” om den aktuella kategorin är semesterfrånvaro och du vill att Seven Time ska hålla reda på semestersaldo.

Om du trycker “pil ner” kommer du få alternativet att lägga till “vanliga frånvarokategorier”. Detta kan användas med fördel om du har ställt in export till ekonomisystem under “Inställningar -> Löner”, då får kategorierna korrekt frånvarokod direkt.

4.

“Inställningar -> Tider -> Fält”

“Använd rastavdrag”, När denna inte är ibockad innebär det att användarna själva får räkna av sina raster när de registrerar sin tid. 

Om den istället bockas i och valet “Manuellt” väljs kommer “Rastavdrag” dyka upp när du registrerar tid via “Manuell tid” eller Arbetsordern. Se bild 1 nedan. Du kan också välja om dina användare ska kunna lägga in raster på ned till 5 eller ned till 15 minuter.

Dessutom finns möjligheter i “Regler för rastavdrag” att göra särskilda lösningar

Om den bockas i och valet “Enligt schema” istället väljs kommer användaren mata in start och sluttid varpå Seven Time drar ifrån rast enligt schema. Se bild 2 nedan.

Observera att lösningen på bild 2 förutsätter att du har lagt upp arbetsschema på dina användare under “Inställningar -> Arbetsschema”

1.                                                               

2.

Fält för ÄTA

"Fält för ÄTA" - här väljer man om ÄTA (Ändring - Tillägg - Avgående) ska användas. OBS! Om ni vill använda Fast pris projekt/arbetsorder så ska detta fältet sättas till Ja. 

Om "Ja/Nej" sätts så kommer det finnas ett nytt fält där man ska ange om tider avser ÄTA-arbete eller inte. Om "Varav timmar" sätts så kommer det finnas ett nytt fält där man ska ange hur många timmar som var ÄTA-arbete.(OBS! Fältet visas endast på projekt som har fast pris.) 

"Namn på 'ÄTA-fältet'" - här kan man välja ett egen namn på 'ÄTA-fältet'.

"Övriga fält" - här är en lista över fälten som finns. Man kan även lägga till egna fält och ändra de som finns.

5.

“Inställningar -> Tider -> Skanna med QR”

OBS, Om inte detta är aktuellt för ditt företag hoppar du över denna flik

"QR skanning" - aktivera detta för att kunna använda mobilappar till att starta och stoppa timern genom att skanna en QR kod.

"Skapa QR kod" - här väljer man vad som ska stå ovanför och under QR koden. Man kan även förhandsgranska och skriva ut texten och QR koden.

För ytterligare information kring inställningar samt registrering av tid rekommenderar vi följande:

Samtliga hjälptexter "Tider"