Löneunderlaget kan enkelt exporteras till Fortnox Lön direkt från Löner - Löneunderlag. Via funktionen "Exportera till Fortnox" så förs tid, frånvaro, avvikelser och utlägg över. "Lönemodul" måste vara aktiverad i "Inställningar -> Moduler"
Aktivering av export via API
Aktivering av den här funktionen görs i "Inställningar -> Löner -> Allmänt". Sätt "Ja" på "Aktivera export till Fortnox Lön" och checka i "Integrera med API".
Vad förs över från Seven Time till Fortnox?
Arbetsschemat på en användare bestämmer om all registrerad tid ska föras över eller om endast avvikelser och frånvaro ska föras över (med vissa undantag, se nedan). Inställningar för en användares arbetsschema görs under fliken "Arbetsschema" när man tittar på en användare.
Användare med "Rörligt schema"
För användare med "Rörligt schema" exporteras samtliga registrerade tider och avvikelser.
Användare med "Fast arbetsschema"
För användare med "Fast arbetsschema" exporteras som standard endast registrerade avvikelser samt frånvaro, det finns dock undantag då tid även förs över för användare med "fast arbetsschema" och det är om tid har registrerats enligt något av det nedan:
- Tid har registrerats på en tidskategori som har en närvarokod (tiden kommer att läggas in i Fortnox med den angivna närvarokoden)
- Tid har registrerats på en tidkod som har en lönekod (tiden kommer att läggas in i Fortnox med den angivna lönekoden)
Vilken lönekod förs över för tider?
För användare med "rörligt schema" så tittar man på tidskategori, tidkod och inställning på användaren, i den ordningen, alltså:
- Är tiden registrerad på en tidskategori som har en närvarokod? I så fall så är det den koden som skickas över till Fortnox
- Är tiden registrerad på en tidkod som har en lönekod? I så fall så är det den koden som skickas över till Fortnox
- Man tittar på inställningen "Löneart (standard)" på användaren och skickar över den lönekoden
För att tid som registreras av någon med fast arbetsschema ska föras över så krävs det att tiden är registrerad på en tidskategori som har en närvarokod eller en tidkod som har en lönekod. Seven Time tittar på tidskategorin först och därefter på tidkoden:
- Är tiden registrerad på en tidskategorti som har en närvarokod? I så fall så är det den koden som skickas över till Fortnox
- Är tiden registrerad på en tidkod som har en lönekod? I så fall så är det den koden som skickas över till Fortnox
Notera. Notera att närvarokoden/lönekoden måste kunna registeras som en "Närvaro" i Fortnox.
Inställningar
För att det ska gå att exportera till Fortnox Lön krävs att följande administrativa inställningar görs i Seven Time.
Notera. Registreringskoder i Fortnox finns i "Register -> Lönearter och koder -> Registreringskoder".
1. Frånvaro
Varje frånvarokategori måste ha en Frånvarokod som ska matchas mot en registreringskod i Fortnox Lön. (Frånvarokategorier ställs in i Inställningar - Tider - Tidskategorier - Frånvarokategorier.)
2. OB
"Lönearter" och "Lönearter för OB" ("Inställningar - Löner - Lönearter") i Seven Time måste ha en giltig lönekod som kan matchas mot en registreringskod i Fortnox
3. Traktamente och restid
Eventuellt traktamente och restid ("Inställningar -> Löner -> Traktamente/Restid") i Seven Time måste ha en giltig lönekod som kan matchas mot en registreringskod i Fortnox.
4. Lönearter/lönekoder
Användbara lönekoder/registreringskoder för FRÅNVARO
| Code | Description |
| ASK | Arbetsskada |
| ATF | Arbetstidsförkortning |
| FPE | Föräldraledig |
| FRA or FR1 | Frånvaro övrigt (FR1 is used in PAXml) |
| HAV | Graviditetspenning |
| KOM | Kompledig |
| MIL | Militärtjänst (max 60 dagar) |
| NAR or NÄR | Närståendevård (NÄR is used in PAXml) |
| OS1 | Sjuk-OB 1 |
| OS2 | Sjuk-OB 2 |
| OS3 | Sjuk-OB 3 |
| OS4 | Sjuk-OB 4 |
| OS5 | Sjuk-OB 5 |
| PAP | Pappadagar |
| PEM | Permission |
| PER | Permitterad |
| SEM | Semester |
| SJK | Sjukfrånvaro |
| SMB | Smittbärare |
| SVE | Svenska för invandrare |
| TJL | Tjänstledig |
| UTB or FAC | Facklig utbildning (FAC is used in PAXml) |
| VAB | Vård av barn |
Användbara lönekoder/registreringskoder för NÄRVARO
| Code | Description |
| ARB | Timlön |
| BE2 | Beredskapstid 2 |
| BER or BE1 | Beredskapstid (BE1 is used in PAXml) |
| FLX | Flextid +/- |
| HLG | Helglön |
| JO2 or JR2 | Jourtid 2 (JR2 is used in PAXml) |
| JOR or JR1 | Jourtid (JR1 is used in PAXml) |
| MER | Mertid |
| OB1 | OB-ersättning 1 |
| OB2 | OB-ersättning 2 |
| OB3 | OB-ersättning 3 |
| OB4 | OB-ersättning 4 |
| OB5 | OB-ersättning 5 |
| OK0 or NV9 | Extratid - Komptid (NV9 is used in PAXml) |
| OK1 or ÖK1 | Övertid 1 - Komptid (ÖK1 is used in PAXml) |
| OK2 or ÖK2 | Övertid 2 - Komptid (ÖK2 is used in PAXml) |
| OK3 or ÖK3 | Övertid 3 - Komptid (ÖK3 is used in PAXml) |
| OK4 or ÖK4 | Övertid 4 - Komptid (ÖK4 is used in PAXml) |
| OK5 or ÖK5 | Övertid 5 - Komptid (ÖK5 is used in PAXml) |
| OT1 or ÖT1 | Övertid 1 - Betalning (ÖT1 is used in PAXml) |
| OT2 or ÖT2 | Övertid 2 - Betalning (ÖT2 is used in PAXml) |
| OT3 or ÖT3 | Övertid 3 - Betalning (ÖT3 is used in PAXml) |
| OT4 or ÖT4 | Övertid 4 - Betalning (ÖT4 is used in PAXml) |
| OT5 or ÖT5 | Övertid 5 - Betalning (ÖT5 is used in PAXml) |
| RES or RE1 | Restid (RE1 is used in PAXml) |
| TID | Arbetstid |
Användbara lönekoder/registreringskoder för ÖVRIGT
Man kan hitta en lista av användbara koder i Fortnox: "Register -> Lönearter och koder −> Lönearter".
5. Löneart (standard) på användare
I Seven Time ska alla användare ha en angiven löneart som avser normal närvaro (ofta ARB eller TID). Denna anges i Seven Time under Användare, fältet "Löneart (standard)". (Lönearter i Seven Time läggs till i "Inställningar - Löner - Lönearter")
6. Anställningsnummer på användare
Samtliga anställda måste ha ett anställningsnummer. Det är anställningsnumret som används för matchning mellan användare i Seven Time och personal i Fortnox Lön så var noga med att detta stämmer överens.
Avvikelser
I "Inställningar -> Löner -> Lönearter" lägger man till lönearter som man sedan kan välja när en avvikelse registreras. Här går det även att välja enhet samt, om nödvändigt, även fylla i ett belopp.
Utlägg
Utlägg kan registreras genom att lägga till en artikel och sätta att det är ett "Eget utlägg". I konfigurationen av artikeln så kan ni sätta:
- Vilken löneart det är i Fortnox ("Register - Lönearter")
- Eventuellt belopp för lön
- Eventuell utläggskod ("Inställningar - Lön - Utlägg" i Fortnox)
"Projektkontering"
Det går att föra över projekt på de tider och utlägg som registreras. Aktivera att projekt ska föras över i "Inställningar -> Löner", "Exportera projektnummer". Om den inställningen är aktiv så kommer projekt alltid att föras över ifall det finns något projekt registrerat.
Vanliga felmeddelanden
Allmänt
Fortnox skiljer på "Närvaro", "Frånvaro" och "Övrigt" vid registrering av löneinformation. Därför måste Seven Time veta om en lönekod/registreringskod ska skickas som en närvaro, frånvaro eller övrigt och detta är anledningen till att man kan sätta "Typ i Fortnox Lön" när man ex. lägger till en löneart.
När man får ett felmeddelande vid export av lön till Fortnox (med API) så står det i början av felmeddelandet något av följande:
- "Kan inte exportera AttendanceTransaction ..."
- "Kan inte exportera AbsenceTransaction ..."
- "Kan inte exportera SalaryTransaction ..."
Här betyder AttendanceTransaction = Närvaro, AbsenceTransaction = Frånvaro och SalaryTransaction = Övrigt. Detta kan eventuellt ge er en hint om att någon inställning i Seven Time är fel.
Se nedan för vanliga felmeddelanden och dess möjliga orsaker.
Kan inte exportera SalaryTransaction till Fortnox, Löneart ÖK1 kunde inte hittas för aktuellt avtal. [ARBETARE, 2024, ÖK1]
Verifiera först att det är en giltig löneart i Fortnox ("Register -> Lönearter och koder −> Lönearter").
Annars så kan felet uppstå om man på lönearten i Seven Time har satt "Typ i Fortnox Lön" till "Övrigt" men det ska vara "Närvaro" eller "Frånvaro". (I detta fallet när man har ÖK1 (Övertid 1 - Komptid) så ska det vara en "Närvaro". Hade det istället varit ex. "KOM" (Kompledig) så ska det vara en "Frånvaro")
Kan inte exportera AttendanceTransaction/AbsenceTransaction till Fortnox, Kan inte hitta registreringskoden.
Kontrollera att registreringskoden finns i Fortnox i "Register -> Lönearter och koder -> Registreringskoder".
Kan inte exportera AttendanceTransaction till Fortnox, Det är inte tillåtet att registrera utanför anställningstiden
Här försöker man att skapa en lönetransaktion utanför den angivna anställningstiden på den anställde i Fortnox.
Kan inte exportera SalaryTransaction till Fortnox, Projekt "226" finns inte
Man har inställningen "Exportera projektnummer" i "Inställningar -> Löner" i Seven Time men projektet med nummer 226 finns inte i Fortnox.
Kan inte exportera AbsenceTransaction till Fortnox, Fältet "EmployeeId" måste vara angivet..
Inget anställningsnummer finns angivet i Seven Time.
Kan inte exportera AttendanceTransaction/SalaryTransaction till Fortnox, Kan inte hitta anställd.
Anställningsnumret på användaren i Seven Time finns inte i Fortnox.
Kan inte exportera AbsenceTransaction till Fortnox, Fältet "CauseCode" måste vara angivet..
Kontrollera att alla Frånvarokategorier i Seven Time har en Frånvarokod.
Kommentarer
0 kommentarer
logga in för att lämna en kommentar.