Skapa en ny arbetsorder

1. Klicka på "Arbetsorder i menyn till vänster.

2. Klicka på "+ Ny arbetsorder"

Observera att modulen arbetsorder behöver vara aktiverad samt att  arbetsorderna kan ha olika utseende beroende av vilka grundinställningar ni gjort på "Inställningar -> Arbetsorder"

Detaljer - Allmänt

Fyll i de olika fälten (Benämning är det enda fältet som måste finnas.) I

• Benämning - Namnet på din arbetsorder, ge den ett namn som gör att den går att hitta igen vid en sökning
• Resterande fält beror av vilka moduler just ditt företag har aktiverat
•  

Detaljer - Dokument

Här kan du redan i samband med att du skapar arbetsordern bifoga dokument. Tex PDF eller bilder.

 

Detaljer - Egna Fält

Här kan man fylla i information i de egna fält man valt att skapa i inställningarna.

 

Detaljer - Planering

Planering innehåller följande fält:

• Startdatum - när ska arbetet börja
• Slutdatum - när ska arbetet vara färdigt?
• Uppskattad tid - den tid som fylls i här kommer att att läggas som budgettid.
  • I "Rapporter -> Statistik -> Arbetsorder -> Budget/Utfall" kan ni sedan jämföra er Uppskattade tid (Budget) mot Registrerad tid ( Utfall ) per arbetsorder.
• Utförs av - en eller flera användare
  • Utförs av (deltid) - här kan man lägga till personer som endast ska jobba med arbetsordern en viss tid. (Kräver att "Inställningar -> Arbetsorder -> Aktivera deltidsresurser" är satt till JA.) 

Detaljer - Påminnelser

Här sätter man en påminnelsetid till utföraren och på vilket sätt denna påminnelse ska gå ut till utföraren. Man har även här en möjlighet att skicka en påminnelse till kunden som står på arbetsordern via SMS på en förutbestämd tid innan Arbetsorderns starttid.

Detta kan med fördel användas för att exempelvis automatiskt meddela kunden att ni kommer för att utföra arbete imorgon.

Obs! SMS-modulen måste vara vald och ett SMS - konto måste aktiveras hos 46elks. Som tidigare så kan ni konfigurera vilka notifieringar som ska finnas som standard på en arbetsorder i "Inställningar -> Arbetsorder -> Allmänt -> Påminnelser". 

Detaljer - Fakturering

Sektionen Fakturering finns endast om inställningen "Inställningar -> Arbetsorder -> Fakturering av arbetsordrar" är aktiverat. Följande fält finns här:

• Ej faktureringsbar, markeras om arbetsordern ej ska gå att fakturera
• Hur ska arbetsordern faktureras?
  • Löpande - vid fakturering tas alla icke-fakturerade tider och utlägg med
  • Fast pris - vid fakturering tas det priset som har angivits + eventuella tider och utlägg som har markerats som ÄTA.
  • Enligt offert - vid fakturering tas priset från offerten + eventuella tider och utlägg som har markerats som ÄTA.
• Ert ordernummer, om man önskar märka arbetsordern med ett visst  ordernummer

 

Detaljer - Plats

• Som standard sätts kundens adress.
• Om arbetet sker på annan adress finns möjlighet att bocka i detta och därefter fylla i korrekt adress.
• Här kan man även klicka på "Visa i Maps" och då visas adressen i Google Maps.

Detaljer - Övrigt

Här kan ni välja att inte tillåta registrering av tider och artiklar på aktuell arbetsorder. Per default är det tillåtet att registrera båda.

• Tillåt registrering av tider
• Tillåt registrering av artiklar

Tider - Lägg till

Här finns möjlighet att lägga till tider på arbetsordern redan vid skapandet.

Artiklar - "+Artikel"

Här finns möjlighet att lägga till artiklar på arbetsordern redan vid skapandet.

Det går även att skapa en ny arbetsorder från "Valfritt Projekt" -> "tabben Arbetsorder". Man kommer till samma vy som ovan med den skillnaden att när man skapar en arbetsorder från ett projekt så är projekt samt eventuellt kund, kontaktperson, "plats för arbetet" och faktureringsmodell redan ifyllt.