Exportera löneunderlag till Visma Lön

Löneunderlaget kan enkelt exporteras till Visma Lön direkt från Löner - Löneunderlag. Med funktionen "Exportera till Visma Lön" kan en fil skapas (med formatet .tlu) som sparas på din dator. Filen kan därefter importeras i Visma Lön (Läs mer om hur man gör detta här).

OBS! "Lönemodul" måste vara aktiverad i "Inställningar -> Moduler" i Seven Time.

Vad exporteras?

Timanställning

För timanställda användare exporteras samtliga registrerade tider och avvikelser (bl. a. frånvaro och OB-ersättningar). 

En användare räknas som timanställd om arbetsschema = "Rörligt schema" eller om arbetsschema = "Fast arbetsschema" men inget arbetsschema har angivits. Dessa inställningarna finns under fliken "Arbetsschema" på respektive användare. Det är viktigt att även ange "Löneart (standard)" som mest troligt ska vara "Timlön". 

Månadsanställning

För månadsanställda användare exporteras normalt sett endast registrerade avvikelser (bl. a. frånvaro och OB-ersättningar). Det finns dock undantag då tid även förs över för användare med "fast arbetsschema" och det är om tid har registrerats enligt något av det nedan:

• Tid har registrerats på en tidskategori som har en närvarokod (tiden kommer att läggas in i Visma Lön med den angivna närvarokoden) 
• Tid har registrerats på en tidkod som har en lönekod (tiden kommer att läggas in i Visma Lön med den angivna lönekoden) 

En användare räknas som månadsanställd om användaren har arbetsschema = "Fast arbetsschema" samt att ett arbetsschema är angivet under fliken "Arbetsschema" (finns tillgänglig när man är inne på en användare).

"Regler" för hur Visma läser in registerade timmar

Timmar hämtas olika beroende på den anställdes schema och anställningsform i Visma Lön.

• En timavlönad med schemalagd arbetstid - timmarna som kommer på den anställdes timlön i samband med att en lönekörning skapas hämtas från arbetsschemat i Visma Lön
• En timavlönad med ej schemalagd arbetstid - timmarna som kommer på den anställdes timlön i samband med att en lönekörning skapas hämtas i detta fallet från tidfilen (tlu-filen)
• En månadsavlönad med schemalagd arbetstid - timmarna som kommer på den anställdes månadslön i samband med att en lönekörning skapas hämtas från arbetsschemat i Visma Lön.
• En månadsavlönad med ej schemalagd arbetstid - i detta fallet hämtas inga timmar alls till kvantiteten på månadslönen, kommer alltid stå noll.

Inställningar i Seven Time

För att den exporterade filen ska gå att importera i mottagande löneprogram krävs att följande administrativa inställningar görs i Seven Time. 

1. Företagets organisationsnummer - anges i Inställningar - Löner.
2. Varje frånvarokategori måste ha en Frånvarokod som ska matcha en löneart/tidkod i Visma Lön. (Frånvarokategorier ställs in i Inställningar - Tider - Tidskategorier - Frånvarokategorier.)
3. "Lönearter" och "Lönearter för OB" ("Inställningar - Löner - Lönearter") måste ha en lönekod som finns i Visma Lön.
4. Eventuellt traktamente och restid måste ha en giltig lönekod ("Inställningar -> Löner -> Traktamente/Restid")
5. I Seven Time ska alla anställda ha en angiven löneart som avser normal närvaro (ofta 010 för Timlön) - anges i Seven Time under Användare. 
6. Samtliga anställda måste ha ett anställningsnummer som återfinns i Visma Lön.
7. Om ni använder er av "Exportera projektnummer" (Inställningar -> Löner) och ett projekt finns angivet i den registrerade tiden så måste projektet ha ett projektnummer.

Vid inläsning av fil i Visma Lön

När ni gör första exporten/importen så testa gärna med endast en användare. (En säkerhetskopiering skadar inte det heller.) 

Tidkoder i Visma Lön

I Visma Lön finns tidkoderna som ska användas i "Arkiv -> Företagsinställningar", välj "Integrationer", klicka på "Tidkoder".

• Kolumnen "Tidkod" innehåller koderna som måste ha en matchande tidkod i Seven TIme
• I kolumnen "Löneart/snabbval" så måste det finnas en löneart eller ett snabbval för alla tidkoder som finns i .tlu-filen (alternativt så kan man välja <Tidkod används ej>)
• OM det finns en rad som har röd bakgrund med texten <Tidkod ej kopplad> så MÅSTE man på den raden ange en löneart, ett snabbval eller sätta <Tidkod används ej>. Om detta inte görs så kommer det att bli ett fel vid import, liknande: "Alla tidkoder måste ha en koppling till en löneart/ett snabbval" 
• Missa inte att skrolla hela vägen ner i dialogen för att se alla rader