Export av fakturor till Visma Administration

Fakturor som är skapade i Seven Time kan exporteras till Visma Administration och de kommer då att skapas som fakturor i Visma. Exporten sker genom att en fil med fakurainformation skapas av Seven Time. Den filen läses sedan in i Visma.

Inställningar

• Aktivera integrationen i "Inställningar -> Integrationer -> Visma".
• Ni kan även välja om det ska skapas en Order i Visma istället för en Kundfaktura.
• Sätt "Skicka med artikelnummer för tider" respektive "Skicka med artikelnummer för utlägg" till JA om ni vill ha med artikelnumren i exporten. Notera att det måste vara en matchning mellan artikelnummer i Seven Time och Visma annars kommer det att bli ett fel när en export görs.
• Rabatter/rabattavtal. Sätt till Ja om rabattavtal, radrabatt och/eller fakturarabatt som finns konfigurerat på kunden i Visma ska användas. Notera! Om den här är satt till Ja och ni väljer att inte skicka med kunder vid export till Visma och kunden inte finns i Visma så kommer "Fakturarabatten" (av någon anledning) att sättas till -1.0% i Visma.
• Skicka med projektnummer i faktura. Bocka i detta för att projektnummer ska följa med i exporten
• "Företagsnamn" och "Org. nr" måste vara samma som finns registrerat i Visma.

Export från Seven Time

1. Gå till "Fakturering -> Fakturor".
2. Välj en eller flera fakturor som skall exporteras. Tänk på att det är viktigt att ni väljer rätt ordningsföljd på era fakturor i listan då fakturorna får sitt fakturanummer av Visma vid själva importögonblicket.
3. Välj "Export -> Fakturaunderlag för Visma".
4. Om en faktura har valts så laddas en XML-fil ned, spara den filen enligt instruktionerna nedan i "Var ska filerna placeras?". Om mer än en faktura har valts så laddas en zip-fil ned, packa upp den filen enligt instruktionerna nedan i "Var ska filerna placeras?".

Import av faktura i Visma

Exporten från Seven Time använder sig av samma format som när man exporterar fakturaunderlag från Visma Tid till Visma Administration, därför så ska man göra på samma sätt här som om det var en fil från Visma Tid.

Var ska filerna placeras?

Öppna Visma och gå till "Arkiv -> Inställningar -> Företagsinställningar -> Visma Tid", där ser du en sökväg och det är där du ska lägga filerna från Seven Time. 

OBS! Om du har valt att exportera mer än en (1) faktura från Seven Time så kommer faktura-filerna att finnas i en zip-fil. När zip-filen packas upp, säkerställ att *.xml filerna ligger direkt under sökvägen enligt ovan och inte under en "underkatalog".

Importen

Ta gärna en backup i Visma innan importen för att säkerställa att ingenting blir fel, speciellt den första gången som en import görs.

1. Öppna Visma och välj: "Arkiv -> Import -> Underlag från Visma Tid". I dialogen som öppnas så ska filerna listas.
2. Klicka på "Importera"
3. Nu kommer man att få ett meddelande om allt gick bra eller om något gick fel.