Löneunderlaget kan enkelt exporteras till Fortnox Lön direkt från Löner - Löneunderlag. Via funktionen "Exportera till Fortnox" så förs tid, frånvaro, avvikelser och utlägg över. "Lönemodul" måste vara aktiverad i "Inställningar -> Moduler"
Aktivering av export via API
Aktivering av den här funktionen görs i "Inställningar -> Löner -> Allmänt". Sätt "Ja" på "Aktivera export till Fortnox Lön" och checka i "Integrera med API".
Vad förs över från Seven Time till Fortnox?
Arbetsschemat på en användare bestämmer om all registrerad tid ska föras över eller om endast avvikelser och frånvaro ska föras över (med vissa undantag, se nedan). Inställningar för en användares arbetsschema görs under fliken "Arbetsschema" när man tittar på en användare.
Användare med "Rörligt schema"
För användare med "Rörligt schema" exporteras samtliga registrerade tider och avvikelser.
Användare med "Fast arbetsschema"
För användare med "Fast arbetsschema" exporteras som standard endast registrerade avvikelser samt frånvaro, det finns dock undantag då tid även förs över för användare med "fast arbetsschema" och det är om tid har registrerats enligt något av det nedan:
- Tid har registrerats på en tidskategori som har en närvarokod (tiden kommer att läggas in i Fortnox med den angivna närvarokoden)
- Tid har registrerats på en tidkod som har en lönekod (tiden kommer att läggas in i Fortnox med den angivna lönekoden)
Vilken lönekod förs över för tider?
För användare med "rörligt schema" så tittar man på tidskategori, tidkod och inställning på användaren, i den ordningen, alltså:
- Är tiden registrerad på en tidskategori som har en närvarokod? I så fall så är det den koden som skickas över till Fortnox
- Är tiden registrerad på en tidkod som har en lönekod? I så fall så är det den koden som skickas över till Fortnox
- Man tittar på inställningen "Löneart (standard)" på användaren och skickar över den lönekoden
För att tid som registreras av någon med fast arbetsschema ska föras över så krävs det att tiden är registrerad på en tidskategori som har en närvarokod eller en tidkod som har en lönekod. Seven Time tittar på tidskategorin först och därefter på tidkoden:
- Är tiden registrerad på en tidskategorti som har en närvarokod? I så fall så är det den koden som skickas över till Fortnox
- Är tiden registrerad på en tidkod som har en lönekod? I så fall så är det den koden som skickas över till Fortnox
Inställningar
För att det ska gå att exportera till Fortnox Lön krävs att följande administrativa inställningar görs i Seven Time.
Notera! Registreringskoder i Fortnox finns i "Register -> Lönearter och koder -> Registreringskoder".
1. Frånvaro
Varje frånvarokategori måste ha en Frånvarokod som ska matchas mot en registreringskod i Fortnox Lön. (Frånvarokategorier ställs in i Inställningar - Tider - Tidskategorier - Frånvarokategorier.)
2. OB
"Lönearter" och "Lönearter för OB" ("Inställningar - Löner - Lönearter") i Seven Time måste ha en giltig lönekod som kan matchas mot en registreringskod i Fortnox
3. Traktamente och restid
Eventuellt traktamente och restid ("Inställningar -> Löner -> Traktamente/Restid") i Seven Time måste ha en giltig lönekod som kan matchas mot en registreringskod i Fortnox.
4. Lönearter/lönekoder
Exempel på giltiga registreringskoder för lönearter avseende Närvaro och Frånvaro är: 'SJK', 'SJK_KAR', 'SJK_LÖN', 'SJK_ERS', 'SJK_PEN', 'ASK', 'HAV', 'FPE', 'VAB', 'SMB', 'UTB', 'MIL', 'SVE', 'NÄR', 'TJL', 'SEM', 'SEM_BET', 'SEM_SPA', 'SEM_OBE', 'SEM_FÖR', 'KOM', 'PEM', 'PER', 'FAC', 'ATK', 'KON', 'PAP', 'ATF', 'FR1', 'FR2', 'FR3', 'FR4', 'FR5', 'FR6', 'FR7', 'FR8', 'FR9', 'FLX', 'TS1', 'TS2', 'TS3', 'TS4', 'TS5', 'TS6', 'TS7', 'TS8', 'TS9', 'TID', 'ARB', 'MER', 'ÖT1', 'ÖT2', 'ÖT3', 'ÖT4', 'ÖT5', 'ÖK1', 'ÖK2', 'ÖK3', 'ÖK4', 'ÖK5', 'OB1', 'OB2', 'OB3', 'OB4', 'OB5', 'OS1', 'OS2', 'OS3', 'OS4', 'OS5', 'JR1', 'JR2', 'JR3', 'JS1', 'JS2', 'JS3', 'BE1', 'BE2', 'BE3', 'BS1', 'BS2', 'BS3', 'RE1', 'RE2', 'RE3', 'HLG', 'SKI', 'LT1', 'LT2', 'LT3', 'LT4', 'LT5', 'LT6', 'LT7', 'LT8', 'LT9', 'NV1', 'NV2', 'NV3', 'NV4', 'NV5', 'NV6', 'NV7', 'NV8', 'NV9', 'ATF'.
5. Löneart (standard) på användare
I Seven Time ska alla användare ha en angiven löneart som avser normal närvaro (ofta ARB eller TID). Denna anges i Seven Time under Användare, fältet "Löneart (standard)". (Lönearter i Seven Time läggs till i "Inställningar - Löner - Lönearter")
6. Anställningsnummer på användare
Samtliga anställda måste ha ett anställningsnummer. Det är anställningsnumret som används för matchning mellan användare i Seven Time och personal i Fortnox Lön så var noga med att detta stämmer överens.
Avvikelser
I "Inställningar -> Löner -> Lönearter" lägger man till lönearter som man sedan kan välja när en avvikelse registreras. Här går det även att välja enhet samt, om nödvändigt, även fylla i ett belopp.
Utlägg
Utlägg kan registreras genom att lägga till en artikel och sätta att det är ett "Eget utlägg". I konfigurationen av artikeln så kan ni sätta:
- Vilken löneart det är i Fortnox ("Register - Lönearter")
- Eventuellt belopp för lön
- Eventuell utläggskod ("Inställningar - Lön - Utlägg" i Fortnox)
"Projektkontering"
Det går att föra över projekt på de tider och utlägg som registreras. Aktivera att projekt ska föras över i "Inställningar -> Löner", "Exportera projektnummer". Om den inställningen är aktiv så kommer projekt alltid att föras över ifall det finns något projekt registrerat.
Kommentarer
0 kommentarer
logga in för att lämna en kommentar.