Uppdatering 31 augusti 2016

En ny uppdatering med en hel del förbättringar på utlägg, fastpris-projekt samt import och export från/till Visma och Fortnox. Se nedan för detaljer.

Hantering av fastpris-projekt/arbetsorder

Om en tid hör till ett projekt eller arbetsorder som har "Fastpris" som Faktureringsmetod så kommer tiden att sättas till "Ej faktureringsbar" ifall tiden inte har markerats som ÄTA (Extra arbete). Om ni har projekt som är "Fastpris" så bör ni aktivera ÄTA-fältet så att ni kan markera att viss tid/utlägg är extra arbete och därmed ligger utanför det "fasta priset". Aktivering av ÄTA-fältet görs i "Inställningar -> Tider -> Fält" och där kan ni även ange ett alternativt namn på fältet, ex: "Extra arbete", "Tillkommande" eller liknande.

Om man stoppar en timer som hör till ett Fastpris-projekt så visas en dialog där man får välja om tiden ska sättas som "ÄTA" (Extra arbete) eller inte.

Fakturering

Stöd för fakturering av projekt med fast pris

Tidigare så var man tvungen att hålla reda på om det fasta priset hade blivit fakturerat eller inte men nu sköts detta av systemet. Vid generering av ett fastpris-projekt så kommer en rad att läggas till för det fasta priset och därefter kommer eventuellt ÄTA-arbete (Extra arbete) under denna. Detta fungerar både ifall ni genererar en faktura från projektet eller om ni går via "Fakturering -> Generera". I den senare så visas ytterligare en kolumn där det fasta priset från projekten visas (ifall ni har några sådana).

När ett fastpris-projekt har blivit fakturerat så sätts en "flagga" på projektet så att det fasta priset inte blir fakturerat en gång till. Det går dock att styra den flaggan och det gör man genom att gå in på projektet och gå till tabben: "Fakturor". Där ser man vilken "status" flaggan har och vid behov kan den nollställas/sättas.

För att inte alla era existerande fastpris-projekt ska ha "det fasta priset har inte blivit fakturerat" så har vi markerat att det fasta priset på projektet är fakturerat om något av följande är sant:

• Skapat datum på projektet är innan 2016-01-01 och inget slutdatum finns
• Skapat datum på projektet är innan 2016-06-01 och projektet har status Avslutat
• Slutdatum på projektet är innan 2016-08-01

Export av faktura till Visma - man kan välja att dessa ska blir Order

Om ni vill att en faktura från Seven Time ska hamna som Order i Visma (istället för Kundfaktura) så ska ni aktivera "Exportera som Order till Visma?" som finns i "Inställningar -> Integrationer -> Visma". Importen i Visma sker på samma sätt som ni idag gör med fakturor.

Export av faktura till Visma och Fortnox - långa texter bryts och läggs på flera rader

Fortnox har en begränsning på 50 tecken för beskrivningen på en fakturarad och Visma har en begränsning på 60 tecken. I Seven Time finns ingen begränsning så vid export tar vi hand om detta och gör automatiskt radbrytningar så att all text kommer med i de exporterade fakturorna.

Export av faktura till Fortnox - inställning ifall artikelnummer ska med

Om ni vill att artikelnummer för tider och utlägg ska med vid export av fakturor till Fortnox så ska ni sätta JA på "Skicka med artikelnummer för tider?" och "Skicka med artikelnummer för utlägg?" som finns i "Inställningar -> Integrationer -> Fortnox".

Utläggstyper

Valet att använda kategorier eller ej på Utläggstyper är borttagen

Tidigare så var man tvungen att välja ifall man skulle använda kategorier eller inte på Utläggstyper. Det valet är nu borttaget och det är fritt att lägga till eller ta bort kategorier som man vill. För er som har haft kategorier sedan tidigare så är skillnaden att ni nu kan lägga in en utläggstyp utan att behöva lägga in den på en kategori. Det går även att flytta en utläggstyp från en kategori till en annan, eller att ta bort kategorin helt.

OBS! Om ni hade valt att använda kategorier innan så kommer alla utläggstyper att visas i en enkel lista i mobilapparna innan de är uppdaterade. Dvs, utläggstyperna kommer inte att vara kategoriserade. Om detta inte är acceptabelt, använd den vanliga browsern i mobilen och gå till https://app.seventime.se för att logga in.

Import från Fortnox

Nu går det att importera artiklar från Fortnox och lägga in dessa som utläggstyper. Detta görs i "Inställningar -> Utlägg -> Utläggstyper", välj "Importera" och sedan "Import från Fortnox". OBS! Notera att ni behöver en ny API-nyckel från Fortnox ifall ni redan har en existerande integration.

Utläggstyper kan markeras som "Eget utlägg"

Nu kan ni markera att vissa utläggstyper är ett "Eget utlägg" och om en sådan utläggstyp väljs när ett nytt Utlägg skapas så sätts flaggan "Eget utlägg" automatiskt.

Tider - översiktsrapport

I "Översikt" så finns det nu en ny portlet som heter "Tid - översikt för alla". I den så kan man se en graf eller tabell där tid är grupperad på Användare, Kund eller Projekt för önskat intervall. Man kan även välja att se antal timmar eller pris. För att ha access till denna portlet så måste man ha behörighet att se annans tid samt behörighet att se finansiell information.

ÄTA - man kan döpa om fältet

Begreppet ÄTA är specifikt för bygg och det är ju trots allt flera branscher som har fastpris-projekt och behöver kunna hålla reda på extra arbeten. Därför kan man nu döpa om fältet ÄTA, som finns på Tider och Utlägg, till valfritt namn, ex: "Extra arbete" eller "Tillkommande". Detta gör man i "Inställningar -> Tider -> Fält".

Övrigt

• Löneunderlag - inställning för att endast ta med användare som har anställningsnummer
• Tider - om en tid har blivit markerad som fakturerad så går det att ångra detta
• Dokument - möjligt att ha underkataloger