Kalkyl, anbud, budget, prognos och utfall på kontonivå

OBS! Den här funktionen är just nu i en "stängd beta" (2025-01-27). Hör av er om ni vill vara med och testa.

Inställningar

Det första som behöver göras är att se till att man har minst ett konto i sin kontoplan ("Inställningar -> Kontoplan").

Därefter ska funktionen aktiveras i "Inställningar -> Ekonomi", fältet: "Använd konton i kalkyl, budget och uppföljning".

I inställningarna ska man även ange några standardkonton:

• "Standardkonto för intäkt"
• "Standardkonto för ÄTA/Extra (Intäkt)"
• "Standardkonto för artiklar (Kostnad)".

För att man ska kunna göra ett anbud så krävs även att man lägger till kategorier i "Kategorier i budget och kalkyl"

Konto på registreringar

På registrerade tider, artiklar, maskintid och körjournal så kan man ange kostnadskonto. Eventuella konton visas även i tabellerna för tider, artiklar, maskintid och körjournal och de är med om man väljer "Exportera". För tider och artiklar så är det även möjligt att ändra konto i "Ändra valda"

För att man inte ska behöva ange kostnadskontot manuellt vid varje registrering så finns det möjlighet att ange ett konto på följande ställen:

• Tidskategorier ("Inställningar -> Tider -> Tidskategorier")
• Användare
• Artiklar ("Inställningar -> Artiklar -> Artikellista")
• Typ av resa ("Inställningar -> Körjournal")
• Maskin (den här används när man registrerar en tid som har en tidskategori som är "Maskintid" eller om man registrerar en "Maskintid" direkt)

För artiklar och körning så är det "straight-forward", finns ett kostnadskonto i artikeln i artikellistan så sätts det kontot på den registrerade artikeln och samma med körning, finns det ett kostnadskonto i "Typ av resa" så sätts det kontot på den registrerade körningen.

För registrerad tid så är det inte riktigt så enkelt eftersom att vi har stöd för att ha konto på tidskategorier, användare och maskiner. Här nedan är reglerna för hur det fungerar.

Regler för vilket konto som ska sättas när man registrerar tid (på en tidskategori som inte är en "Maskintid")

1. Är en tidskategori vald och det finns ett konto på tidskategorin ==> Ta detta
2. Finns ett konto på användaren ==> Ta detta

Regler för vilket konto som ska sättas när man registrerar tid på en tidskategori som har "Maskintid"

1. Finns ett konto på maskinen och det är satt till "Använd alltid det här kontot" ==> Ta detta
2. Finns ett konto på tidskategorin och det är satt till "Använd alltid det här kontot" ==> Ta detta
3. Finns ett konto på maskinen och det är inte satt till "Använd alltid det här kontot" ==> Ta detta
4. Finns ett konto på tidskategorin och det är inte satt till "Använd alltid det här kontot" ==> Ta detta
5. Finns ett konto på användaren ==> Ta detta

Fliken "Ekonomi" på projekt

Det är under fliken "Ekonomi" som man skapar en kalkyl, anbud, budget och prognos samt att man även kan se utfall. Fliken är endast tillgänglig för projekt som har faktureringsmetoden "Fast pris".

Här finns "Kalkyl", "Anbud", "Budget" och "Prognos". Tanken är att man börjar med Kalkyl, därefter Anbud, därefter Budget och till sist Prognos.

Kalkyl

När man gör kalkylen så lägger man till kategorier och därefter kostnadsposter under respektive kategori. (För att man ska kunna göra ett anbud så är det viktigt att man lägger alla "kostnadsposter" under en kategori eftersom att det är kategorin som man sätter ett påslag på när man är klar med kalkylen.) Varje kostnadspost måste ha ett konto.

När man lägger in en kostnadspost så kan man välja att lägga till en tid, artikel, valfri, maskin eller körning och om man ex. väljer att lägga till en artikel och det finns ett kostnadskonto på den artikeln så kommer kostnadskontot att sättas automatiskt.

Kalkylmallar

När man har en kalkyl så går det att spara den som en mall så att det går att använda den i kommande projekt.

Anbud

När kalkylen är klar så går man vidare med att göra ett anbud genom att lägga ett påslag på varje kategori. Här kan man även göra en "slutjustering" på anbudet om man så önskar. 

Budget

Därefter skapar man en budget. Budgeten innehåller initialt intäkt från anbudet samt kostnaderna från kalkylen. Notera att ett specifikt konto endast ska finnas på en enda rad i budgeten. Om man har flera rader med samma konto i kalkylen så kommer dessa att slås ihop till att bli en enda rad i budgeten.

Prognos

När en budget finns så ska eventuella justeringar göras i prognosen. I prognosen så kan man ange värden för de olika raderna samt att man kan klarmarkera en kostnadsrad/post. När man klarmarkerar så sätts prognosvärdet till utfallet (verklig kostnad).

Utfall/Avstämning

Under "Ekonomi" så kan man se utfallet för det aktuella projektet. Det går att ändra avstämningsdatum för att se utfallet som gällde för det specifika datumet. Här kan man även göra en export till Excel. 

Längst ner till höger i "Ekonomi" så kan man se några nyckeltal:

• Färdigställandegrad (verklig kostnad / prognostiserad kostnad)
• Intäkt att redovisa (färdigställandegrad * prognostiserad intäkt)
• Fakturerat (fakturerat nu)
• Nettofordran/skuld (Intäkt att redovisa - Fakturerat)

Det går även att se dessa nyckeltalen för flera projekt samtidigt i "Projekt -> Avstämning -> Successiv vinstavräkning (Fast pris)".