Tolkning av leverantörsfakturor

Seven Time erbjuder tolkning av leverantörsfakturor så att ni slipper att hantera dessa manuellt. Fakturorna kan laddas upp direkt inne i Seven Time eller så kan ni ge era leverantörer en e-postadress dit de ska skicka sina fakturor och därefter tolkas de och en leverantörsfaktura skapas i Seven Time.

OBS! Endast PDF-fakturor kan hanteras. Inga andra filformat kommer att hanteras.

Inställningar och aktivering

Aktivering som inställningar görs i "Inställningar -> Leverantörsfakturor -> Fakturatolkning". Aktivera tjänsten genom att markera "Aktivera fakturatolkning". Då kommer en e-postadress dit man kan skicka leverantörsfakturor visas. 

Dessutom så kan ni välja om fakturorna ska skickas för tolkning automatiskt eller om ni manuellt ska skicka dem för tolkning. Om ni inte har valt "Skicka för tolkning automatiskt" så kommer fakturorna att hamna i "Leverantörsfakturor -> Fakturatolkning", vyn "Ej skickade" och ni måste manuellt skicka fakturan för tolkning:

Arbeta med fakturatolkning

När fakturatolkningen är aktiverad så visas ytterligare en flik under "Leverantörsfakturor" som heter "Fakturatolkning". Där finns fem olika vyer och en "datumintervallsväljare". De olika vyerna är:

• "Alla" - visas alla inkommande leverantörsfakturor, oberoende av status
• "Ej skickad" - här hamnar alla inkommande (eller uppladdade) fakturor om ni har valt att fakturor inte ska skickas för tolkning automatiskt.
• "Under tolkning" - fakturor som är skickade för tolkning
• "Tolkad" - fakturor som har blivit tolkade. En leverantörsfaktura skapas när tolkningen har gjorts och det går att gå till den skapade leverantörsfakturan från en rad i "Tolkad"
• "Tolkad med fel" - om något går fel med tolkningen så hamnar dessa här

När man är inne i en vy så kan man klicka på en rad för att få fram en förhandsgranskning (till höger). Om fakturan kommer från ett inkommande email så finns möjligheten att se innehållet i mailet samt bifogat dokument (pdf). Om det är ett uppladdat dokument så kommer en förhandsgranskning på dokumentet att visas.

Ta emot leverantörsfakturor via e-post

Era leverantörer eller ni själva kan skicka leverantörsfakturor till e-postadressen som finns tillgänglig i "Inställningar -> Leverantörsfakturor -> Fakturatolkning". Endast PDF-fakturor kommer att hanteras. Det går att skicka mer än en faktura per e-postmeddelande (dvs, fler än en pdf-fil) och det går att ha fler än en sida per PDF.

Den som skickar e-postmeddelandet kommer alltid att få ett automatiskt svar där det står om det har blivit några fel samt vilka dokument som kommer att hanteras.

Om ni har valt "Skicka för tolkning automatiskt" så kommer godkända bilagor att skickas direkt för tolkning och därefter placeras i vyn "Tolkad" eller "Tolkad med fel". Om ni inte har valt "Skicka för tolkning automatiskt" så hamnar de i vyn "Ej skickad" och ni måste manuellt skicka dessa för tolkning.

Egen e-postadress

Om ni önskar att använda en egen e-postadress som mottagare av leverantörsfakturor (ex. fakturor@abcdef.se) så går det att göra genom att sätta upp "email forwarding" till den e-postadressen som finns i inställningarna i Seven Time. Tekniken för att göra detta beror på vilken e-postlösning ni använder men det är oftast väldigt lätt.

Ladda upp fakturor manuellt

Det går att ladda upp fakturor manuellt inifrån Seven Time och det gör i "Leverantörsfakturor -> Fakturatolkning", knappen "Ladda upp leverantörsfaktura". Endast PDF-filer accepteras.

Om ni har valt "Skicka för tolkning automatiskt" så kommer fakturan att skickas direkt för tolkning och därefter placeras i vyn "Tolkad" eller "Tolkad med fel". Om ni inte har valt "Skicka för tolkning automatiskt" så hamnar de i vyn "Ej skickad" och ni måste manuellt skicka dessa för tolkning.

Fält som tolkas

Följande fält tolkas från leverantörsfakturorna och läggs in i Seven Time:

• Fakturanummer
• Fakturadatum
• Förfallodatum
• Totalbeloppet
• Momsbeloppet
• Valuta

Matchning av leverantör

Seven Time använder organisationsnummer, bankgiro samt plusgiro från era leverantörer ("Leverantörer") för att försöka att matcha en tolkad faktura med en leverantör i ert system. 

Stoppa dubbletter vid tolkning

Innan så fanns inget sätt att stoppa dubbletter (ex. om en leverantör skickar samma lev., faktura två gånger) vid tolkning av leverantörsfakturor men nu har vi lagt till den möjligheten. Inställningen finns i "Inställningar -> Leverantörsfakturor -> Fakturatolkning" och heter "Stoppa dubbletter". Här finns även möjligheten att ange en emailadress för att bli notifierad när en eventuell dubblett dyker upp.

Notifieringar

Det finns möjlighet att konfigurera notifieringar som skickas när ett inkommande e-postmeddelande tas emot. Detta görs i "Inställningar - Notifieringar", sektionen: "Leverantörsfakturor", notifieringen: "Inkommande e-post med leverantörsfaktura"

Pris

Priset för den här tjänsten är 4 kr per tolkad faktura, inga andra avgifter och oavsett hur många sidor som finns i PDF-filen (fakturan).